Information från styrelsens oktobermöte
Styrelsens informationsbrev per oktober 2021
Här följer huvudpunkterna från styrelsens möte i oktober
Vi kan med glädje informera om att vi nu tecknat ett avtal med ny Teknisk förvaltare. Som vi skrev i förra informationsbrevet har vi tagit in 3 anbud och valet föll efter genomförd utvärdering på Driftia AB. Avtalet träder ikraft från den 1/12 och under senare delen av november kommer styrelsen och Driftia ta fram arbetsrutiner tillsammans. I samband med att avtalet startar kommer alla få ett informationsbrev från Driftia där de bland annat informerar om hur de arbetar och hur felanmälan och kontakt med dem kommer att ske.
Ett tungt vägande skäl till att vi valde Driftia var att de har egen personal för teknisk service samt att de även har jourverksamhet i egen regi. Det betyder att vi kommer ifrån påslag för underentreprenörer för det mest förekommande underhållet och servicen.
Vi har även fått in 2 offerter för arbetet med att planera och genomföra fönsterbyte, fasadrenovering samt takpelare. Styrelsen anser att detta arbete bäst genomförs av professionella personer med stor och dokumenterad kompetens inom området. Målet är att besluta om val av leverantör under kommande vecka, därefter kan arbetet att ta fram förfrågningsunderlag för själva genomförandet.
Under oktober genomfördes den fastighetsbesiktning som vi tidigare informerat om. Nu inväntar vi deras rapport och föreslagna långsiktiga underhållsplan. Underhållsplanen kommer ligga till grund för kommande budgetar.
När underhållsplanen är fastställd av styrelsen kommer den att publiceras på portalen hos Simpleko, där ni alla kan ta del av den.
Vi har noterat att det under hösten då löven faller vid vissa tillfällen blir stopp i dagvattenavrinningen utanför garaget. Det har även vid ett tillfälle regnat in ordentligt i korridoren på baksidan av Nybodagatan. Vi uppmanar alla att hjälpa till att hålla rent runt brunnen och se till att dörren inte lämnas öppen, inte ens för en kortare stund.
För att undvika detta framöver behöver vi se över vegetationen på baksidan för att undvika risk för översvämningar vid större regnoväder.
Vi har antagit offert från SBAB på det lån som tillfälligt lades om i augusti. Det betyder att vi flyttar ca 40 Mkr från Nordea till SBAB. Räntan som kassören förhandlade fram är 0,27% och är bundet på 1 år, dvs 9 punkter lägre än Nordeas erbjudande.
Vi fortsätter vårt arbete med att digitalisera våra administrativa arbetsuppgifter och har därför nu kommit igång med den digitala brevlådan hos Simpleko. Det betyder att föreningens postadress är ändrad och all post går till Simplekos inscanningscentral och hanteras därefter av dem. Vi har nu alltså ingen manuell hantering av post längre, vilket kommer att bli mycket tidsbesparande.
Vi kommer succesivt avveckla styrelsemailen och gå över till ärendehanteringsfunktionen hos Simpleko. Det betyder att ni som medlemmar som önskar komma i kontakt med styrelsen loggar in på portalen och lägger ett ärende till styrelsen. Kom ihåg att ALLTID ange ditt lägenhetsnummer i kontakt med styrelsen eller förvaltare. Ditt lägenhetsnummer börjar på 6851-xxxx. Är du osäker på vilket lägenhetsnummer du har hittar du det på avin från Simpleko. Alla medlemmar och hyresgäster kan redan nu logga in på Simplekos portal.
Avslutningsvis vill styrelsen nämna något om motioner. Styrelsen får ofta in förbättringsförslag som gäller förändring av vår anläggning eller förslag på ändring av styrelsens uppdrag. Vi påminner om att styrelsen utför arbete som beslutas om på årsstämman. Vi välkomnar såklart förbättringsförslag, men vill man som medlem ha en förändring tillstånd behöver man skriva en motion i ärendet som behandlas på nästkommande årsstämma. Styrelsen kommer i god tid att gå ut med sista inlämningsdag för motioner.